Öğr. Gör. Güzide Atai

MUHASEBE DÖNEM SONU ENVANTER İŞLEMLERİ

MUHASEBE ENVANTER İŞLEMLERİ

1. Envanterin Tanımı: Envanter, sayım, kontrol ve düzeltme işlemlerini yapmak suretiyle, belirli bir tarihteki alacakların borçların ve varlıkların miktar ve değerlerinin saptanmasıdır. İşletmeler envanter işlemini bazı kurallara uyarak yerine getirmek zorundadırlar. Şirketlerin sayım yapmadaki öncelikli nedeni net dönem kâr veya zararını vergi kanunları açısından belirlemektir. Kıymetlerin sayımını, muhasebe servisinde çalışanlar gerçekleştirir.

Defter tutan tacirlerin belirli bir tarihte sahip oldukları varlık ve kaynakların sayımını yaparak, ticari defterlerini bu sayım sonuçlarına göre denkleştirmelerine envanter işlemleri denir. Defterlere yapılan bu denkleştirme kayıtlarına envanter kayıtları denir. Envanter kayıtlarından sonra işletmenin kâr mı yoksa zarar mı ettiği rakamlar ile ortaya dökülür.

2. Envanterin Aşamaları: Envanter işlemi ilgili standartlar ve kanunlara göre üç aşamada gerçekleştirilir.

2.1.Varlık ve borçların fiili durumunun tespiti (Muhasebe Dışı Envanter)

2.2. Bulunan fiili durum ile kayıtların karşılaştırılması

2.3. Envanter kayıtlarının yapılması (Muhasebe İçi Envanter) 


3. Envanter İşlemleri: Muhasebe dışı envanter sonucu elde edilen bilgiler ile işletmenin muhasebe kayıtları arasında bir fark olduğu durumda gereken tamamlama ve kayıtların yaplarak omların gerçek değerleriyle görünmelerini sağlayarak işlemlere envanter işlemleri denir.

Dönem sonlarında yapılacak olan işlemler üç aşamadan oluşur:

3.1. İşletmenin genel geçici mizanı (aralık ayı mizanı) düzenlenerek hesapların kayıtlar üzerindeki durumu görülür.

3.2. İşletmenin varlık ve kaynaklarını saymak, ölçmek, tartmak ve değerlendirmek suretiyle gerçek değerleri tespit edilir.

3.3. İşletmenin varlık ve kaynaklarının kayıtlardaki değerleri ile gerçek değerleri arasında farklılık varsa gerekli tamamlama ayarlama ve düzeltme kayıtlarının yapılması suretiyle bu farklılık giderilerek gerçek değerlerine getirilir.

İşletmelerin dönem sonlarında envanter çıkartmaları kanuni bir zorunluluktur. Envanter çalışmalarının takip eden hesap döneminin ilk üç ayı içinde bitirilmesi de kanuni bir zorunluluktur.


4. Varlık ve Borçların Fiili Durumunu Belirlenmesi: Her işletme, hesap dönemi sonunda envanter yaparak varlıklarının ve kaynaklarının gerçek durumlarını miktar ve değer olarak belirleyerek envanter defterine kaydetmek zorundadır. Varlık ve kaynakların durumları miktar ve değer olmak üzere iki şekilde belirlenir.

4.1. Miktar olarak belirleme: Adet, metre, kg vb. ölçme birimleri kullanılarak işletmenin sahip olduğu varlıkların ve borçlarının kesin ve ayrıntılı olarak tespit edilmesidir.

4.2. Değer olarak belirleme: Miktar olarak belirlenen iktisadi kıymetlerin parasal değerlerin hesaplanmasıdır. Bu hesaplama yapılırken VUK 261. maddesi gereği esas alınacak değerleme ölçüleri kullanılır. Bu ölçüler şunlardır: maliyet bedeli, borsa rayici, tasarruf değeri, kayıtlı değer, itibari değer, rayiç bedel, emsal değeri.

 

MUHASEBE DIŞI ENVANTER

1. Muhasebe Dışı Envanter: Tacirin ticari defterine yazdığı kıymetlerin fiili olarak işletmede olup olmadığının tespiti işlemlerine muhasebe dışı envanter işlemleri denir.

2. Envanter İşlemi Yapacaklar: Vergi Usul Kanunu envanter işlemi yapmak zorunda olanları aşağıdaki gibi belirlemiştir.
- Bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olan gerçek ve tüzel kişi tacirler,
- Her türlü ticaret şirketleri,
- Kendi isteği ile bilanço esasına göre defter tutanlar,
- İşletme defteri tutan mal alış satışı üzerine çalışan mükellefler, envanter işlemi yaparak faaliyet sonuçlarını belirlemek zorundadırlar.

3. Envanter Çıkarma Zamanları: Ticaret şirketleri ve sahıs işletmeleri canlarının istediği zaman envanter işlemi yapabilirler. Envanter çıkarılma zamanlarına ve amaçlarına göre değişik şekillerde isimlendirilmektedir.
- İşletmenin kuruluş işlemlerinden sonra çıkardığı envantere "Kuruluş Envanteri",
- Hesap dönemi başlangıcında çıkarılan envantere "Başlangıç veya dönembaşı Envanteri",
- Hesap döneminin sonunda faaliyet sonucunu hesaplamak için çıkarılan envantere "Dönemsonu Envanteri",
- Şirketin başka birine devri için çıkarılan envantere "Devir Envanteri",
- Şirketin kapatılması amacıyla düzenlenen envantere "Tasfiye Envanteri",
- İflasın sonunda (Şirketin batması) düzenlenen envantere "İflas Envanteri" denmektedir.

Vergi usul kanunu normal faaliyet döneminin bir yılda en az 6 en çok 12 ay olmasını emreder. Faaliyetin zamanını kapsayan yaklaşık bir yıla iş yılı (hesap dönemi) denir. Yukarıdaki gibi değişik zamanlarda envanter çıkarılabilir. Ancak vergi usul kanunu envanter yapılma zamanlarını vergilendirme açısından aşağıdaki gibi tespit etmiştir.
- Bir hesap döneminin sonunda (Bir yılın sonunda),
- Özel hesap dönemi olanlar dönemin bittiği son ayda,
- İşini bırakanlar işi bıraktıkları gün,
- Vergi dairesinden izin alarak üç yılda bir envanter çıkaranlar.

Eczaneler, büyük mağazalar, büyük sınai işletmeler gibi işletmeler, faaliyet alanları yoğun olduğu için her üç yılda bir envanter yapmak üzere mevcut kıymetlerini büyük defterlerine göre envanter defterlerine yazarlar.

4. Envanter İşleminin Amaçları:
- İşletmenin dönem sonu itibariyle varlıklarının ve kaynaklarının fiili durumun belirlemek,
- Vergi kanunlarına göre her yıl faaliyet gelirlerinden ödenmesi gereken vergi miktarının belirlenmesi için,
- İşletme yönetimine alınacak kararlarda yardımcı olmak,
- Defterlerin her yıl kapatılarak tekrar açılmasının yasal bir zorunluluk olmasından dolayı envanter işlemleri yapılmaktadır.

5. Envanterin Aşamaları:

5.1. Sayım Listesi Hazırlamak: Muhasebede görevlendirilen yetkili kişilerce depo, kasa, cüzdan veya dosya gibi yerlerde saklanan kıymetler envanter günü tek tek sayılır. Sayılan varlıkların mevcut miktarları görevlilerce listelere tek tek yazılır. Bu listelere sayım listesi denir. Sayım listelerinde aşağıdaki bilgiler bulunmalıdır;
- Listenin sayfa numarası,
- Sayımın yapıldığı günün tarihi,
- Sayımı yapan görevli veya görevlilerin imzaları,
Hazırlanan listelerin özet sonuçları envanter defterine yazılır. Listeler defterler gibi vergi usul kanuna göre 5 yıl saklanmalıdır.

5.2. Hazır Değerlerin Sayımı: Hazır değer denildiğinde ilk olarak nakit akla gelir. Hazır değerler istenildiği anda her türlü ödemenin yapılmasını sağlayabilen kıymetlerdir. Bunlara örnek olarak TL Kasası, Döviz Kasası, Alınan Çekler ve Bankadaki Mevduat hesaplarını örnek olarak gösterebiliriz. Hazır değerlerin envanteri yapılırken;
- Kasada sayım günü ne kadar para adedi olduğu TL ve döviz cinsleri ayrı ayrı olmak üzere tek tek tespit edilerek sayım listesine yazılır.
- Cüzdanda bulunan çekler sayılarak adedi ve tutarı sayım listesine yazılır.
- Bankadaki mevduat hesaplarında o gün için ne kadar nakit olduğu bankalardan alınan hesap özetleri ile belirlenerek sayım listesine yazılır.

5.3. Menkul Kıymetlerin Sayımı: Menkul kıymetler sahibine gelir getiren, rahatlıkla satılabilen ve para gibi piyasada kabul gören senetlere denir. Şirketlerin aldığı kıymetli evraklar kasa veya cüzdanda korunur. Kaç adet ve hangi tür senet olduğu bir listeye yazılır. Aşağıdaki örnekte yer alan liste sayım sonucu oluşturulmuştur.

Menkul değerlerle ilgili envanter listelerinde menkul değerleri ihraç eden işletmelerin adları ve ünvanları, menkul değerlerin çeşitleri, serisi ve çıkarılış tarihleri, nominal ve alış bedelleri ilave bilgiler olarak yer alır. Çıkarılan tahviller envanter listesine çıkarılan tahvillerin serisi, numarası, çıkarılış tarihleri, nominal değerleri, ihraç bedelleri, hangi kanalla satıldıkları, itfa edilen tahviller ve itfa tarihleri belirtilir.

5.4. Alacak ve Borçların Sayımı: İşletmelerin diğer kişi ve kuruluşlar ile olan ticari faaliyetleri sonucu ortaya çıkan alacaklarına ticari alacak, borçlarına ise ticari borç adı verilir. İşletmelerin ticari faaliyetler dışındaki diğer faaliyetleri sonucu ortaya çıkan diğer alacak ve borçları da sözkonusu olabilir.

Senetli ve senetsiz alacak ve borçların miktarı belirlenirken ticari defterler de bakılır. Vadeleri ve tutarları belirlenen senetli ve senetsiz alacak ve borçlar sayım listesine yazılırken karşı tarafın adı ve adresi de yazılır. Senetli borç ve alacaklarda ayrıca senedin nominal değerinin yanısıra varsa faiz oranı da yazılır. Bilançoda yer alan yabancı kaynaklar işletmenin borç aldığı kişi ve kuruluşları ifade eder. Alınan borç, senetli veya senetsiz olabilir. Senetli ve senetsiz borçlar ayrı ayrı tespit edilerek sayım listelerine yazılmalıdır. Şayet, borç bir bankadan kredi şeklinde alınmış ise bankadan hesap özeti alınarak hesabın durumu netleştirilmelidir.

5.5. Stokların Sayımı: Üretim yapan işletmeler satın aldıkları hammadde ve yardımcı maddeleri, ürettikleri mamul ve yarı mamulleri stok kartlarına işleyerek veya bilgisayar paket programları ile takip ederler. Fiili olarak işletmenin ne kadar mamül ürettiği, ne kadar hammaddesinin veya yardımcı maddesinin (kaç tane, kaç kilo, kaç metre) olduğu sayım listesine gruplandırılarak yazılır.

5.6. Maddi Duran Varlıkların Sayımı: Maddi duran varlık, işletmelerde kullanılmak üzere alınan makine, teçhizat, bina, arsa, taşıt, depo gibi kıymetleri ifade eder. Aktifte kayıtlı olan bu varlıkların miktarı ticari defterlere bakılarak belirlenir. Ancak deprem, yangın gibi beklenmeyen durumlarda kaybedilen duran varlıklar listeye yazılmaz. Kaybedilen varlığın akibeti ile ilgili bilgi toplanmalıdır.

Duran Varlıklara Amortisman Ayırma: İşletmenin aktifinde kayıtlı bulunan demirbaşlar, binalar, makineler, tesisler gibi duran varlıklara her yılın sonunda yıpranma payı ayrılır. Bu yıpranma payına amortisman denir. Duran varlıklar ve amortisman işlemleri, amortisman defteri ile veya bilgisayar programları yardımıyla yapılır. Her yıl ayrılan amortismanın rahat takip edilmesi için amortisman defteri tutulur. Hesaplanan amortismanlar ticari defterlere işlenmek sureti ile mali kardan düşülür.